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 :: CATÁLOGOS

A finalidade da catalogação é a constituição de fichas de registos bibliográficos que posteriormente vão ser agrupadas e dar origem aos catálogos.

Os catálogos são a memória da biblioteca pois informam dos documentos existentes. Permitem inventariar a totalidade dos documentos e posteriormente permitem o acesso a esses mesmos documentos.

Eles são um instrumento de mediação entre o utilizador e a biblioteca pois sendo um instrumento de pesquisa permitem recuperar a informação.

Os catálogos permitem aceder aos documentos por pontos de acesso que normalmente são o título, os autores, (e outras menções de responsabilidade), notações e assuntos. Hoje em dia com a existência dos catálogos informatizados a possibilidade de pesquisa aumentou consideravelmente, porque esta tornou-se aleatória por palavras-chave ou texto livre. Além disso também foi criada a possibilidade da pesquisa booleana (pesquisa cruzada) com a utilização dos operadores booleanos: e (and), ou (or) e não (not).

Funções do catálogo:

· Ajudar a recuperar a informação.

· Ensinar o utilizador porque ao informá-lo de tudo o que a biblioteca possui sobre um determinado autor/título/tema está a dar-lhe informação sobre um determinado autor ou área do saber.

· Reunir toda a informação pretendida pela pesquisa do utilizador.

· Localizar os documentos porque informam o seu lugar físico na biblioteca.

Há vários tipos de catálogos e eles são caracterizáveis por vários factores:

• Extensão
• Uso
• Sistema de ordenação
• Forma
• Função

Quanto à extensão podem ser colectivos (ou não), gerais (se englobam todo o fundo), ou especiais quando estão ordenados segundo uma classe de matéria.

Quanto ao uso, podem ser de uso interno se forem usados apenas pelos técnicos da biblioteca (prática cada vez menos usual), ou externo se estiverem disponíveis para consulta por parte dos utilizadores.

Quanto ao sistema de ordenação podem ser alfabéticos, numéricos ou mistos.

Quanto à forma podem ser manuais ou informatizados.

Quanto à função há diversos:

Podem ser cat álogos onomásticos - autores (pessoa física, organismos e grupos eventuais). Os catálogos alfabéticos de autores respondem às perguntas: a biblioteca tem uma obra de determinado autor? Ou: que obras possui a biblioteca de determinado autor?
Estes catálogos são formados por todas as fichas – principais e secundárias – cujo encabeçamento é o nome de um autor ou colaborador, seja pessoa física, entidade ou congresso.

Os cat álogos didascálicos – títulos, são formados por todas as fichas, (principais e secundárias) cujo ponto de acesso é o título. Estas fichas ordenam-se alfabeticamente pela primeira palavra do título excluindo os artigos.

Existem ainda os cat álogos ideográficos ou seja por assuntos. Estes catálogos respondem à pergunta: a biblioteca tem algum documento que trate sobre o tema “tal”? É constituído por fichas secundárias de matérias, organizadas por ordem alfabética de assunto.

Há ainda catálogos topográficos em que as referências seguem a ordem que os documentos têm nas colecções ou nos fundos documentais, coincidindo com a ordem das cotas e permitem a localização dos documentos.

Os catálogos sistemáticos são formados por fichas cujo encabeçamento é um sistema de classificação previamente estabelecido, por exemplo a CDU.

Podemos ter ainda catálogos de colecções, de editores, cronológicos, ou então um catálogo dicionário que é um catálogo alfabético que agrupa numa só série os cabeçalhos de autores, títulos ou assuntos.

     Hoje, com a informatização da catalogação estas nomenclaturas dos diversos tipos de catálogos ficaram relativizadas na medida em que o próprio sistema informático com um único registo permite uma multiplicidade de pontos de pesquisa. Já não há necessidade de multiplicar as fichas tantas vezes quantos os pontos de acesso pretendidos. É o software que permite a pesquisa simples (por palavra) ou a pesquisa avançada. A pesquisa avançada pode ser feita considerando vários pontos de acesso em simultâneo, ligadas pelo operador e (and) ou limitada pelos operadores booleanos ou (or) ou não (not).

Quais são as grandes diferenças entre os catálogos manuais e os informáticos?

    As diferenças entre estes dois tipos de catálogos são significativas, sobretudo em termos de acesso e pesquisa.

    Nos catálogos manuais dificilmente temos mais do que um utilizador a pesquisar a mesma informação ao mesmo tempo (fisicamente é complicado) e nos catálogos informatizados podemos ter vários utilizadores a usar o mesmo catálogo. Se o catálogo for de acesso local é necessário ter mais do que um computador mas se for um catálogo acessível via Web (OPAC) pode ser simultaneamente usado por um número infinito de pessoas independentemente do local a da hora de acesso.

    Os catálogos manuais normalmente só contêm dados bibliográficos e os informáticos podem conter dados bibliográficos e informativos, por exemplo podem informar quanto ao número de exemplares.

    Os catálogos manuais respondem apenas quanto à existência do documento e o catálogo informático quanto à existência e disponibilidade.

    Há uma particularidade nos catálogos manuais que não se verifica nos catálogos informáticos que é o facto do primeiro ter uma estrutura hierárquica. Há um encabeçamento principal que são sempre os autores (físicos, colectividades ou eventuais) ou o título, e todos os outros são secundários. A ficha tem que ser reproduzida tantas vezes quantas pistas secundárias existirem e nos catálogos informáticos isto não acontece. Há um só registo e não é necessário reproduzi-lo. O mesmo assento dá-me a possibilidade de chegar ao documento por vários pontos de acesso. Isto origina uma economia de tempo significativa e também de espaço físico, pois deixo de necessitar de multiplicar catálogos.

    Há um outro factor importante que tem a ver com a organização de serviços e rotinas que é a concentração num mesmo sistema, do livro de registos, da catalogação, classificação, indexação e do serviço de empréstimo. Isto é possível num catálogo informático e inviável num catálogo manual.

    Em termos de cooperação, os catálogos informáticos porque são concebidos e alimentados segundo o formato MARC, permitem que a informação seja legível em qualquer lugar do mundo e que os dados possam ser facilmente exportados de um catálogo para outro, originando rentabilização de serviços.

   Por todas as razões atrás apontadas, parece obvio que a existência de catálogos informatizados são uma mais valia nos serviços de informação, porque permitem aceder, pesquisar e recuperar informação de uma forma mais eficaz do que um catálogo manual. Além disso, se disponíveis numa rede global, estão acessíveis 24 horas por dia, mesmo que seja no outro lado do mundo.

 :: Fichas bibliográficas

   A ficha catalográfica contém diversos elementos de informação sobre o documento. Estas informações estão organizadas segundo um método de ordenação e num formato normalizado favorecendo a recuperação rápida e a compreensão das informações.

   A ficha é uma representação do documento, que serve para identificá-lo, facilitar o seu controle e busca e assegurar a sua difusão. Podemos dizer que a ficha é o bilhete de identidade do documento.

A ficha inclui três tipos de dados:

• Dados que descrevem externamente a publicação, quer dizer, que a identificam. (Estes dados constituem a descrição bibliográfica propriamente dita).
• Dados que descrevem internamente a publicação, quer dizer, o seu conteúdo. São os descritores e códigos de classificação.
• Dados que indicam onde se encontra o documento na biblioteca, quer dizer, o localizam dentro da colecção. Trata-se da cota.

Os pontos de acesso e o catálogo

    A ferramenta mais importante que a biblioteca tem para pesquisar e recuperar a informação é o catálogo, constituído pelo conjunto de registos bibliográficos ordenados de acordo com uma série de critérios.

    Quando um leitor procura um livro, normalmente conhece algum dado: o autor, o título, a colecção, o tema e, naturalmente, procurará pesquisá-lo partindo do dado que conhece.

    Cada um dos possíveis caminhos ou vias de pesquisa constitui um ponto de acesso o qual, situado na parte superior da ficha, permite ordená-la dentro de um catálogo.

Devido à sua posição na parte superior da ficha, os pontos de acesso têm o nome de entradas .

Exemplo de ficha catalográfica para catálogo

1 - Cota 2 – Entrada principal 3 – Descrição bibliográfica ( corpo do registo ) 4 - Entradas secundárias

Existem dois tipos de entradas :

Entrada principal

A mais importante, geralmente o autor da obra.

A entrada principal é quase sempre um nome de pessoa, porém às vezes também pode tratar-se de um nome de entidade ou de congresso.

Em alguns casos – quando a obra é anónima ou o produto da colaboração de mais de três pessoas – a ficha não leva entrada principal, funcionando o título como ponto de acesso principal.

As entradas secundárias podem ser: nomes de pessoas, de entidades e de congressos, títulos da obra e da colecção, mas também termos para descrever o conteúdo do documento

Para cumprir o objectivo de recuperar agrupados todos os documentos que tenham um ponto de acesso comum, é necessário controlar a redacção deste.

O catalogador deve agrupar numa mesma entrada, de forma uniforme, todos os registos que contenham uma informação comum.

A forma que a biblioteca elege para redigir a entrada chama-se autoridade e conjunto de entradas aceites ou autorizadas pela biblioteca chama-se lista, ficheiro ou catálogo de autoridade

A Catalogação Manual

Como já se referiu, em bibliotecas que não dispõem de sistemas informáticos, os documentos descrevem-se em fichas de cartolina, em tamanho normalizado de 125 mm x 75 mm .

As margens são também predefinidas:

· margem superior - 17 mm

· margem inferior - 7 mm

· margem esquerda - <

  :: CATALOGAÇÃO - INTRODUÇÃO

Define-se a catalogação como a operação técnica que consiste na análise exterior do documento de onde é feita a descrição dos seus dados bibliográficos.

Entendemos por dados bibliográficos os elementos que permitem a identificação do documento: autor, título, edição, publicação, descrição física, colecção, notas, ISBN, etc., etc.

Esta descrição é feita num suporte que pode ser uma ficha de cartão de tamanho 7,5cm X 12,5cm (se for feita uma catalogação manual) ou numa aplicação informática.

Sublinhe-se também que independentemente do catálogo ser elaborado em papel ou através de um programa informático, as regras/normas de catalogação utilizadas são sempre as mesmas.

Existe ainda um conjunto de princípios básicos que devem ser cumpridos na catalogação de qualquer documento:

1) Fonte da descrição

Os elementos da descrição catalográfica devem ser retirados da própria obra a catalogar, prioritária e principalmente da página de rosto, e só quando estes são insuficientes devem ser retirados de outra fonte de informação.

2) Fidelidade à descrição

Não se deve inventar nada ao catalogar: todos os elementos referidos na descrição devem corresponder ao que aparece no documento. A fidelidade é muito importante porque o objectivo da descrição é identificar o documento da forma mais inequívoca possível, diferenciando-o de qualquer outro, por mais semelhante que seja.

A catalogação tem como objectivos:

·        Informar sobre tudo o que existe na biblioteca para que o utilizador possa saber o que nela existe.

·        Informar sobre a localização dos documentos.

·        Registar o que existe sobre determinado autor, assunto ou se existe determinada obra.

·        Divulgar o acervo documental.

A descrição dos documentos não é feita de forma livre e aleatória. Existem instrumentos de auxílio que permitem descrever de uma forma normalizada os documentos.

As normas ISBD, (International Standard Bibliographic Description), estabelecidas a nível internacional, garantem a normalização e favorecem o intercâmbio da informação, ultrapassando as barreiras da língua e do alfabeto.

Ao utilizarmos essas normas na nossa biblioteca estamos não só a organizar de forma adequada a documentação mas também a ensinar aos nossos utilizadores como interpretar a maioria dos catálogos e bibliografias que se elaboram no mundo actualmente. Na verdade, a descrição feita de um dado documento, em Portugal, na Dinamarca ou no Japão é exactamente a mesma.

Através da especificação dos elementos que constituem a descrição bibliográfica, da determinação da ordem de como esses elementos devem ser apresentados e do sistema de pontuação estabelecido, as ISBDs permitem o intercâmbio dos registos provenientes de diferentes países e ajudam na sua interpretação permitindo que os registos produzidos por utilizadores de uma língua possam ser interpretados por utilizadores de outras línguas.

Na ISBD os elementos da descrição são distribuídos por zonas e dentro de cada zona há uma ordem para a colocação dos elementos separados por um sistema de pontuação estabelecido.

Exemplo de uma ficha de catalogação de acordo com a ISBD:

As ISBDs permitem realizar a descrição com mais ou menos detalhe, com maior ou menor profundidade e têm como princípios subjacentes:

A uniformidade – estabelece que os elementos de identificação e de descrição dos documentos são definidos, determinados e apresentados de igual modo, sempre que em idênticas circunstâncias;

E a simplificação – fixa que os elementos são apresentados e determinados de forma concisa, tendo em atenção os interesses dos utilizadores e dos serviços que executam essas tarefas.

A primeira ISBD a ser publicada foi a ISBD(M) em 1971, tendo aparecido como primeira edição normalizada em 1974. Desde então para cá, dada a diversidade de tipologias de documentos, foram aparecendo diversas ISBD(S) para a descrição bibliográfica dos registos.

Actualmente existem 9 ISBDs:

·    ISBD(M) - para monografias

·    ISBD(G) - geral - Actualmente designada de consolidada

·    ISBD(S) - para publicações periódicas

·    ISBD(NBM) - para material não-livro

·    ISBD(CP) - para partes de publicações

·    ISBD(CM) – para material cartográfico

·    ISBD(PM) – para música impressa

·    ISBD(A) – para livro antigo

·    ISBD(CF) – para ficheiros de computadores que devido aos avanços tecnológicos foi substituída em 1997 por uma ISBD    para recursos electrónicos – ISBD(ER).

Na INFLANET podem encontrar-se estas diversas ISBDs em formato HTML ou PDF.

Para aceder, clique aqui: http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdlist.htm

Dado o papel preponderante da informação na sociedade actual estas normas tem sido objecto de estudos e revisões frequentes. A IFLA (Federação Internacional de Associações de Bibliotecários e Instituições) tem na sua estrutura orgânica comissões cujo objectivo é estudar e acompanhar a evolução dos diversos suportes de informação e da forma de os representar.

O princípio predominante na construção de códigos de catalogação deve ser sempre a conveniência dos utilizadores do catálogo, pois as decisões tomadas na elaboração das descrições e nas formas controladas dos nomes para acesso, devem ter sempre em conta a satisfação das necessidades de informação do utilizador.

Documento (adaptado) disponibilizado na unidade curricular "Análise e Linguagens Documentais"
leccionada na Universidade Aberta, 2º Semestre de 2008, pela Prof.ª Isabel Marcos